第5回

「Concur&出張なび」

今回のテーマは7月に導入された、新経費精算システム「SAP Concur」と
出張手配・管理システム「出張なび」について。
まだまだ慣れない新システムに戸惑っているオシエテくんのハテナについて、
マカセテさんが分かりやすく答えてくれました!

オシエテくん

「SAP Concur」「出張なび」って何のシステム?

マカセテさん

「SAP Concur」は、株式会社コンカーが提供する経費精算・出張管理システムです。国内外の多くの企業で採用され、日本では10年連続シェアNo.1。申請から承認、精算までを一元管理できます。

「出張なび」は、日本旅行コーポレートソリューションズが提供する出張予約サービスです。当社では「出張なび」で手配した新幹線や宿泊の情報が、自動でConcurに取り込まれる仕組みになっています。

オシエテくん

どうしてこのシステムを導入することになったの?

マカセテさん

これまでは、領収書を紙で貼付・郵送する手間、承認者による目視チェック負担、出張や交際費での立替負担などが大きな課題でした。
業務効率化とDX推進を目的に、「立替をなくし、申請から精算までをオンラインで完結」できるようにするため導入しました。

オシエテくん

「SAP Concur」「出張なび」の導入によって何が変わったの?

マカセテさん

コーポレートカードを使えば立替が不要になり、出張なびの実績データがConcurに自動連携。領収書もスマホで撮影・添付するだけでOK。これにより、申請から精算までがペーパーレス&オンラインで完結し、社員の皆さんの負担が軽減されます。

オシエテくん

領収書の提出が不要になるんだね!手間が減って、個人立替の負担が無くなるのはとってもありがたい!

オシエテくん

とはいっても、新システムも操作が多くて何をどうすればいのか分からないよ…

マカセテさん

慣れないシステムで最初は戸惑いますよね…

オシエテくん

SAP Concurで事前申請から精算レポートの提出までできるんだね!

オシエテくん

SAP Concurの具体的な操作方法について教えてもほしいんだけど・・・

マカセテさん

おまかせください!

オシエテくん

経費精算レポートと事前申請はどうやって紐づけるの?

マカセテさん

SAP Concurでの経費精算レポートから事前申請は以下の手順で紐づけてください。

① 経費精算レポートの一覧から、事前申請を紐づけたいレポートをクリックします。

② 画面上部の「レポート詳細」をクリックします。

③ 続いて「事前申請管理」をクリックします。

④「申請の追加」をクリックします。

⑤ 紐づけたい事前申請を選びます。

⑥「レポートに追加」をクリックすると、選択した事前申請がレポートに反映されます。

※ 複数の事前申請をまとめて選択することも可能です。出張や交際費などを1つのレポートにまとめるときに便利です。

オシエテくん

事前申請を紐づけたのに、「事前申請を紐づけてください」というアラートが消えないよ?

マカセテさん

実は、経費精算レポートに事前申請を紐づけただけでは不十分なんです。
各明細にも事前申請を紐づけないと、アラートは消えません。

① 経費精算レポートから、アラートが表示されている明細をクリックします。

② 画面下部にスクロールして「申請」の横の をクリックします。

③ 紐づけ可能な事前申請が表示されますので、該当の申請を選びます。

④「経費の保存」をクリックすると、明細に事前申請が紐づけられ、アラートが消えます。

オシエテくん

おー!これで無事、精算ができそうだよ!ありがとう!

マカセテさん

最後にもうひとつ!
皆さんが間違えやすい「日当」についてもご紹介しておきますね!

オシエテくん

え?日当は自動で計算されるんじゃないの?

マカセテさん

いいえ、日当は自動では計算されません。必ずご自身で経費タイプを選んで申請してください。忘れやすいので注意してくださいね。

① まず経費精算レポートで「経費を追加」

②「経費のマニュアル作成」をクリックします。

③ 経費タイプから「02-05.宿泊日当」を選択

④ 「取引日」を選択します。宿泊初日の日付を入力してください。

⑤ 「日数」には、日当が支給される日数を入力します。宿泊出張では宿泊日数に応じて日当が支給されます

例:1泊2日の場合は「2日」、2泊3日の場合は「3日」と入力してください。

※入力した日数に応じて、日当金額は自動で計算されます。

オシエテくん

新しい経費精算の方法が分かってきたよ!マカセテさんありがとう!

マカセテさん

お役に立てて良かったです!経費精算に関するお問合わせは経理部 松本部長、大堀チーフリーダーまでご連絡ください!